BAB III
PEMBAHASAN
A.
Alat
Dokumentasi Akuntansi
1.
Diagram Arus Data (Data Flow Diagram)
Diagram arus data menggunakan symbol
untuk menandakan sebuah proses, sumber data dan entitas dalam sebuah sistem.
Pemakai utamanya adalah analis sistem dan perancang sistem. Diagram arus data digunakan oleh
analis sistem untuk mendokumentasikan perancangan logis sistem guna membantu
pengguna memahami proses kerja sistem. Penggunaan diagram arus data bertujuan untuk memisahkan secara
jelas proses logis dari sistem analis dari proses fisik perancangan sistem.
a. Elemen-elemen dalam diagram arus data
Diagram arus data disusun berdasarkan
beberapa indicator dasar, yaitu: sumber dari tujuan data, arus data, proses,
tempat penyimpanan data dan kamus data. Kelima elemen ini dikombinasikan guna
memperlihatkan bagaimana data diproses. Pembuat diagram arus data selalu
menggunakan symbol-simbol yang mudah dimengerti oleh pengguna sistem, biasanya
symbol yang digunakan adalah sbb.
Gambar 2.1: Simbol diagram arus
data
1) Sumber
dan tujuan data. Penggunaan symbol pada sumber dan tujuan data yang digunakan
pada diagram arus data merupakan gambaran sebuah institusi perusahaan maupun
orang personal yang menggunakan
informasi dari sistem tsb. Pada dasarnya, sumber dan tujuan tsb disebut sebagai
entitas, sumber dan tujuan data tsb dinotasikan dengan kotak persegi empat.
2) Arus data (data flow), pergerakan
data menggambarkan aliran data melalui pemrosesan, file data dan entitas data.
Pergerakan data melalui file data dan entitas data akan mengalir melalui
tahapan pemrosesan data sesuai dengan modul yang tersedia. Untuk menggambarkan
aliran data tsb, ditunjukkan dengan garis lurus atau melengkung dengan tanda
panah.
Pada gambar 2.2 diatas menjelaskan
penerimaan pembayaran dari konsumen dalam bentuk pembayaran uang dan pengiriman
ke sistem piutang agar terjadi pembaharuan pencatatan saldo piutang, pembayaran
dalam bentuk tunai dikirim ke bank perusahaan untuk dicatat sebagai setoran ke
bank. Aliran lain adalah melalui sistem untuk mencatat perubahan saldo piutang
pada sistem. Departemen kredit akan melakukan pembaharuan saldo piutang atas nama pelanggan yang telah menyerahkan
sejumlah uang berdasarkan informasi piutang yang diterima dari sistem.
3). Proses. Kegiatan proses pada sistem
adalah kegiatan mentransformasikan data keuangan yang diterima. Pada gambar
diatas, sistem memproses penerimaan pembayaran dari pelanggan. Pada tahap ini,
ada dua kejadian, yaitu proses penyetoran uang ke bank berbentuk slip cek,
bukti setoran dan data pengiriman uang ke sistem yang diolah dan diperbaharui
pada buku piutang berdasarkan bukti setoran ke bank dan pada tahap ini,
selanjutnya dokumen piutang akan dikirim ke departemen kredit untuk diarsipkan
sesuai tanggal kejadian.
2)
Tempat penyimpanan data. Pada sistem
dikenal dengan data store atau tempat penyimpanan data, tempat penyimpanan data
ini berfungsi menyimpan data yang disimpan berdasarkan sementara. Data yang
disimpan harus diberi label yang jelas dan tempat penyimpanan data ini tidak
bisa dilihat secara fisik, karena berbentuk perangkat lunak.
5)
Kamus data. Kamus data (data dictionary) menggambarkan deskripsi semua
elemen data, penyimpanan dan arus data pada sebuah sistem. Adakalanya kamus
data ini berbentuk sebuah salinan utama (master copy) dari kamus data untuk
menunjukkan konsistensi dan akurasi dalam pengembangan sistem informasi yang
tersedia.
b.
Diagram arus data ke dalam subsistem
Untuk memudahkan penafsiran diagram arus
data, terutama pada gambaran yang lebih detil dan rinci, biasanya diagram arus
data ini dipecah-pecah kedalam subbagian yang lebih kecil, ini dilakukan untuk
mengantisipasi jika gambar membutuhkan tingkatan yang lebih rinci.
Untuk menjelaskan kepada pembaca, sistem
diagram arus data diawali dengan menampilkan diagram konteks (context diagram)
yang bertujuan menjelaskan gambaran ringkas tentang sistem tsb. Diagram ini
menjelaskan sistem pemroses data dan entitas eksternal yang menjelaskan arah
dan tujuan sebuah proses sistem.
Gambar 2.3: Diagram konteks (context diagram) pemprosesan penjualan
Gambar 2.3 diatas menunjukkan bahwa
sistem pemrosesan penjualan dimulai dari penerimaan pesanan pelanggan, bagian
kredit akan memverifikasi kelayakan pemberian kredit kepada pelanggan,
departemen penjualan mengirim surat pengeluaran barang ke departemen gudang,
departemen pengiriman menerima barang dan slip pengepakan dan dokumen
pengiriman, sedangkan departemen pengendalian persediaan menerima dokumen
pengeluaran barang dari departemen penjualan. Dalam sistem pesanan penjualan,
departemen pengeluaran barang dari departemen penjualan. Dalam sistem pesanan
penjualan, departemen penagihan berperan mendistribusikan ke berbagai
departemen, diantaranya ke departemen piutang dagang dalam bentuk salinan buku
besar dan departemen buku besar.
c.
Menggambar diagram arus data
Menggambar diagram arus data dapat
dimulai dengan menggunakan empat symbol dasar bagan alir, symbol diagram
arus data memiliki makna dan tujuan yang
penting, yaitu sebagai proses penekanan terdapatnya analisis aliran data dan
penekanan terhadap pendekatan logika dalam merancang sistem dari tampilan
fisik.
Beberapa pedoman yang perlu diperhatikan
dalam membuat diagram arus data adalah; perancang sistem memahami terlebih
dahulu sistemnya sebelum membuat bagan alir, tentukan sub-sub yang akan menjadi
entitas, awali dengan membuat diagram konteks, lakukan pengidentifikasian arus
data, apa saja yang menjadi kelompok arus data, identifikasi kegiatan
transformasinya, pelajari seluruh dokumen atau tempat penyimpanan data dan
pelajari sumber dan tujuan data, tandai
setiap langkah proses kerja dan lengkapi dengan notasi yang jelas (terutama
pada sub-sub bagian) guna memudahkan penelusuran kejadian.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar